OA系统的全面解析:通讯录管理不能少

2017-10-13 08:02

  OA系统软件在近十年获得了快速的发展,其涵盖的功能越来越广,也越来越深。无论是工作流管理这样复杂的大模块,还是通讯录管理这样简单的小功能,可谓是一个都不能少。

  说起通讯录管理,的确是OA系统中一个不起眼的“小角色”,甚至很多用户在OA系统选型时都忽略了这个功能。但“小角色”也是有其不可替代的价值,只是很多人没有认识到而已。

  以行业内的标杆性OA系统华天动力OA系统为例,我们看看通讯录这个功能是什么样的,又能做些什么。

  在华天动力OA系统中,通讯录功能分为三个类别,分别为:公司通讯录、公共通讯录、个人通讯录。小编认为,这里面最有用的就是公司通讯录和公共通讯录。

  顾名思义,公司通讯录就是公司内全体员工的通讯录管理。在华天动力OA系统中,公司通讯录里面每个员工的联系方式无需单独添加,而是直接调取系统账号中的信息。也就是说,当系统管理员在添加人员账号时,只要设置好他们的邮件、手机、电话等信息,那么这些信息就会直接显示在公司通讯录中。

  对于一些规模较大或较分散的企业来说,公司通讯的功能很实用,因为每个员工都可以方便在这里查到其他部门和人员的联系方式,可以直接给他们发电子邮件或消息,或则打电话。对企业来说,既无需单独制定、下发通讯录,也省去了常常更新的麻烦。

  对人生地不熟的新员工来说,这个功能就更为贴心了。不过如果你的身边有或帅哥同事,小编还是你不要去OA系统里面查看通讯录,去直接问她(他)吧。

  公共通讯录又是什么呢?在这里企业可以添加一些常用的联系人信息,比如快递、订票、印刷、酒店、机关、合作伙伴等等。员工需要这些信息时,就可以直接过来查阅使用了。这个功能既提供了方便,又了规范,因为企业可以指定相关业务的联系人让员工使用。

  对个人通讯录来说,就比较简单了,员工可以自己添加一些个人常用的联系人信息。有些联系人信息不想添加到手机里面,或者手机内存已满,或者想给手机通讯录做个备份,都可以添加到这里来。作为企业级应用的OA系统,其安全性是远远超过手机的。

  了解了通讯录功能的主要结构,我们来看看这个功能应该具备哪些关键点。从华天动力OA系统中可以看到,公司通讯录通过对系统中个人信息的采集自动生成,当个人信息发生变更(比如更改了手机号码)时,公司通讯录会自动变动,确保了数据的准确性。

  个人通讯录和公共通讯录采用标准的CSV格式,可以在EXCEL中做好数据后直接导入。对于系统中的数据,均可以通过导出的方式把通讯录保存到本地。

  在通讯录查看时,左侧会显示字母索引,可以通过索引显示相关的通讯录,如:点击字母W,就能够查到全部姓王、汪、万、魏等人的通讯录。

  通过通讯录能够直接发送手机短信、邮件,对公司内部员工还能够发送OA短消息。

  显然,小小的通讯录功能也能够做得有声有色。这种比较简单的应用,其实更能够看出一个OA系统的完善程度。